Medidas adotadas pelo gabinete do PGR permitiram conferir agilidade e eficiência ao trabalho
A reestruturação do Gabinete do PGR é uma das marcas da gestão do procurador-geral da República, Rodrigo Janot. A nova estrutura otimizou o fluxo de tramitação de todos os expedientes e permitiu ter conhecimento exato e claro de tudo o que estava sob a responsabilidade do PGR. E de forma inédita na história do Ministério Público Federal, em agosto de 2014 foi aprovado o regimento interno do gabinete do procurador-geral da República. O documento traz de forma clara e objetiva sobre a organização, as atribuições e o funcionamento das diversas áreas que o integram, além de criar e definir procedimentos extrajudiciais próprios do PGR com prazos e regras de tramitação diferenciadas das demais unidades do MPF.
Para construir a nova estrutura do Gabinete, ao tomar posse como procurador-geral da República, em setembro de 2013, Rodrigo Janot determinou a realização de um inventário em todos os setores que possuíssem autos e expedientes que fossem da atribuição do procurador-geral. Com o conhecimento do acervo, iniciativas foram tomadas com o objetivo de organizar a estrutura administrativa setorial e de pessoal. Criou-se a Secretaria de Apoio Judicial (SAJ), composta por 5 assessorias: Criminal, Cível, Constitucional, em Matéria Administrativa e em Tutela Coletiva.
Além da criação da SAJ, foram criadas outras secretarias para auxiliar na persecução dos objetivos do procurador-geral. Foram criadas a Secretaria de Pesquisa e Análise (SPEA), Secretaria de Relações Institucionais (SRI), Secretaria de Cooperação Internacional (SCI), todas subordinadas à Chefia de Gabinete.
Após a formalização da nova estrutura, implementaram-se funcionalidades no sistema de tramitação processual capazes de informar com transparência a entrada, movimentação e saída de todos os autos judiciais, extrajudiciais e documentos. A partir dessa iniciativa, foi possível conhecer todo o acervo separadamente por assessoria e estabelecer metas de trabalho, além de possibilitar a extração de relatórios analíticos e sintéticos. A partir desse trabalho, foi possível, por meio do planejamento estratégico, estabelecer metas a serem atingidas pelas assessorias com o intuito de diminuir drasticamente o acervo inicial.
Gestão Documental e Processual - Para realizar todo esse trabalho, foi feita a reorganização administrativa da antiga Secretaria de Expediente (SECEXP), passando então a se chamar Subsecretaria de Gestão Documental e Processual (SUBGDP), responsável pelo gerenciamento de entrada, distribuição, movimentação e saída de todos os autos judiciais, extrajudiciais e documentos do procurador-geral. Um único setor passou a centralizar a tramitação de todos os expedientes e autos de sua atribuição. Essa Subsecretaria é composta por três divisões: Divisão de Controle Judicial, Controle Extrajudicial e Controle Documental.
Com o intuito de se estabelecer uma rotina padronizada entre o setor distribuidor e as assessorias, foram criados fluxos de tramitação de autos judiciais, autos extrajudiciais e de documentos. Buscou-se, assim, a uniformização da alimentação do sistema, de modo a se extrair em formato de relatórios, dados reais e consistentes a respeito da atuação do PGR.
O Gabinete do PGR recebeu por duas vezes a certificação ISO 9001:2015 de qualidade nos processos de trabalho de distribuição processual e processamento extrajudicial. Concedido pela Fundação Vanzolini, a certificação representa economia de tempo e de recursos, transparência, segurança e qualidade nos processos de trabalho, além de confiabilidade institucional.
A ISO possibilita acompanhar o desempenho e realizar as ações corretivas necessárias para a melhoria dos processos. O gabinete recebeu o certificado de qualidade pela primeira vez em setembro de 2015. Em agosto deste ano, novamente a Fundação atestou a qualidade nos processos de trabalho de distribuição processual e processamento extrajudicial. O certificado é revisado anualmente para conferir se os procedimentos habilitados estão seguindo os requisitos da norma.
